Toimitilaa etsittäessä yksi ensimmäisistä kysymyksistä on yleensä tilan koko. Kuinka monta neliötä tarvitaan 10, 20 tai 50 työntekijälle? Kuinka paljon varastotilaa pitäisi varata? Entä kuinka paljon kannattaa jättää tilaa tulevalle kasvulle?
Pelkkä neliömäärä kertoo kuitenkin yllättävän vähän siitä, kuinka hyvin tila palvelee yrityksen toimintaa. Kaksi samankokoista toimitilaa voivat toimia käytännössä täysin eri tavalla.
Siksi toimitilan kokoa ei kannata määritellä vain nykyisten neliöiden tai työntekijämäärän perusteella. Olennaisempaa on selvittää, mitä tilassa tehdään, kuinka moni sitä käyttää samanaikaisesti ja kuinka tehokkaasti käytettävissä olevat neliöt voidaan hyödyntää.
1. Toimistotilassa neliöiden tarve riippuu työskentelytavasta
Perinteisessä toimistossa lähes jokaisella työntekijällä saattoi olla oma työhuone tai vähintään oma työpiste. Hybridityö on muuttanut tätä merkittävästi.
Jos yrityksessä on esimerkiksi 30 työntekijää, mutta toimistolla työskentelee normaalina päivänä vain 15–20 henkilöä, 30 pysyvän työpisteen rakentaminen ei välttämättä ole järkevää.
Vapautuvat neliöt voidaan käyttää esimerkiksi:
- neuvotteluhuoneisiin
- pieniin puhelu- ja etäpalaveritiloihin
- projektityöskentelyyn
- henkilöstön yhteisiin tiloihin
- asiakastapaamisiin
Toisaalta liian pitkälle viety tilatehokkuus voi heikentää toimiston toimivuutta. Jos työpisteitä, neuvotteluhuoneita tai rauhallisia työskentelypaikkoja ei ole riittävästi, säästetyt neliöt voivat näkyä nopeasti työntekijöiden arjessa.
Tavoitteena ei siis pitäisi olla mahdollisimman pieni toimisto, vaan mahdollisimman tehokkaasti toimiva toimisto.
2. Pohjaratkaisu ratkaisee usein enemmän kuin kokonaispinta-ala
Toimitiloja vertaillessa kannattaa katsoa neliömäärän lisäksi pohjakuvaa. Esimerkiksi 400 m²:n suorakaiteen muotoinen toimistokerros voi olla huomattavasti tehokkaampi kuin samankokoinen tila, jossa on paljon käytäviä, vaikeasti hyödynnettäviä nurkkia tai tilankäyttöä rajoittavia kiinteitä rakenteita.
Tilatehokkuuteen vaikuttavat muun muassa:
- rakennuksen runkosyvyys
- ikkunoiden ja sisäänkäyntien sijainti
- pilarit ja muut kiinteät rakenteet
- wc- ja sosiaalitilojen sijainti
- kulkureitit
- mahdollisuus muuttaa väliseiniä
Siksi kiinnostavasta toimitilasta kannattaa tehdä mahdollisuuksien mukaan tilasovite ennen lopullista päätöstä.
Tilasovitteessa yrityksen tarvitsemat työpisteet, työhuoneet, neuvottelutilat ja muut toiminnot sijoitetaan kyseisen toimitilan pohjakuvaan. Näin nähdään konkreettisesti, mahtuuko yrityksen toiminta tilaan järkevästi. Pelkkä ilmoituksessa oleva neliömäärä ei tätä kerro.
3. Varasto- ja tuotantotiloissa kuutiot voivat olla neliöitä tärkeämpiä
Varastotiloissa pinta-alan lisäksi merkitystä on tilan korkeudella ja logistisella toimivuudella.
Esimerkiksi korkea varasto, jossa voidaan käyttää tehokkaasti hyllyjärjestelmiä, voi tarjota huomattavasti enemmän varastointikapasiteettia kuin matalampi mutta pinta-alaltaan suurempi tila.
Varastoa tai tuotantotilaa etsittäessä kannattaa tarkastella ainakin:
- vapaata korkeutta
- nosto-ovien määrää ja kokoa
- lastausmahdollisuuksia
- piha-alueen toimivuutta
- raskaan liikenteen kulkureittejä
- lattian kantavuutta
- hyllytysmahdollisuuksia
- sosiaali- ja toimistotilojen määrää
Esimerkiksi 1 000 m²:n varasto ei automaattisesti ole yritykselle parempi kuin 800 m²:n vaihtoehto. Hyvin suunniteltu pienempi tila voi mahdollistaa saman toiminnan pienemmillä kokonaiskustannuksilla.
4. Yhdistelmätiloissa oikea suhde on ratkaiseva
Moni toimitilaa etsivä yritys tarvitsee käytännössä yhdistelmän erilaisia tiloja.
Tyypillinen kokonaisuus voi sisältää esimerkiksi:
- varaston tai tuotantotilan
- toimiston
- henkilöstötilat
- asiakaspalvelu- tai showroom-tilan
Tällöin kokonaisneliöitä tärkeämmäksi muodostuu eri tilatyyppien välinen suhde.
Jos yritys tarvitsee esimerkiksi 500 m² varastoa ja 150 m² toimistoa, 700 m²:n kohde ei välttämättä sovellu lainkaan, jos siitä puolet on valmiiksi rakennettua toimistoa.
Toimitilahakua aloitettaessa kannattaakin määritellä kokonaispinta-alan lisäksi, mihin neliöitä todellisuudessa tarvitaan.
5. Kuinka paljon kasvunvaraa kannattaa jättää?
Toimitila valitaan usein useammaksi vuodeksi. Siksi yrityksen nykytilanne ei saisi olla ainoa lähtökohta.
Jos henkilöstön, tuotannon tai varastointitarpeen odotetaan kasvavan, tämä kannattaa huomioida jo toimitilaa valittaessa.
Kasvunvaran ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa sitä, että yritys vuokraa vuosiksi suuren määrän tyhjää tilaa. Parempi ratkaisu voi olla esimerkiksi kiinteistö, jossa:
- nykyistä tilaa voidaan myöhemmin laajentaa
- samassa rakennuksessa on mahdollisuus saada lisää tilaa
- pohjaratkaisu mahdollistaa tehokkaamman käytön tulevaisuudessa
- vuokranantajan kanssa voidaan sopia laajentumismahdollisuuksista
Joustavuudella voi olla merkittävä taloudellinen arvo, jos vaihtoehtona on koko yrityksen muuttaminen muutaman vuoden kuluttua.
6. Turhista neliöistä maksetaan joka kuukausi
Toimitilan tehokkuuden merkitys näkyy lopulta euroissa.
Jos yritys vuokraa 200 m² enemmän tilaa kuin se todellisuudessa tarvitsee, ylimääräisistä neliöistä maksetaan vuokraa ja usein myös ylläpito-, energia- ja muita kustannuksia koko vuokrasopimuksen ajan.
Toisaalta liian pieni tila voi tulla vielä kalliimmaksi, jos yritys joutuu muuttamaan kesken sopimuskauden tai toiminta kärsii tilanpuutteesta.
Siksi toimitilan valinnassa kannattaa tarkastella kokonaiskustannusta suhteessa siihen, kuinka hyvin tila palvelee liiketoimintaa. Halvin neliövuokra ei välttämättä tarkoita edullisinta toimitilaratkaisua.
7. Hyvä toimitilahaku alkaa tarpeiden määrittelystä
Ennen kuin yritys alkaa vertailla vapaita toimitiloja, kannattaa määritellä ainakin:
- tarvittavat tilatyypit
- henkilöstömäärä nyt ja tulevaisuudessa
- työpisteiden todellinen tarve
- neuvottelu- ja yhteistilojen määrä
- varastointi- tai tuotantotarpeet
- logistiset vaatimukset
- pysäköintitarve
- tavoiteltu sijainti
- mahdollinen kasvuntarve
Kun nämä tiedetään, toimitilahaku voidaan kohdistaa huomattavasti tarkemmin. Samalla voidaan välttää tilanne, jossa yritys käyttää aikaa kymmenien kohteiden tarkastamiseen, vaikka vain muutama niistä pystyy todellisuudessa täyttämään toiminnan vaatimukset.
Yhteenveto
Yhtä oikeaa neliömäärää työntekijää tai yritystä kohden ei ole. Hyvä toimitila on sellainen, jossa yrityksen toiminta voidaan järjestää tehokkaasti nykyhetkessä mutta joka ei samalla muodostu esteeksi tulevalle kasvulle.
Siksi toimitilan kokoa kannattaa tarkastella yhdessä pohjaratkaisun, sijainnin, kustannusten ja muunneltavuuden kanssa. Pinta-ala on tärkeä lähtötieto, mutta lopullisen päätöksen pitäisi perustua siihen, kuinka hyvin kyseiset neliöt soveltuvat yrityksen todelliseen käyttöön.
Jos etsit yrityksellesi toimitilaa, ota yhteyttä Turun Alueen Toimitilat Oy:hyn. Autamme kartoittamaan tarpeesi, vertailemaan vaihtoehtoja ja löytämään tilan, joka toimii yrityksesi käytössä myös käytännössä.